Een toolbox is een bijeenkomst waarbij met elkaar wordt gesproken over veiligheid en gezondheid. Dit doen we om het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie en (onder)aannemers te verhogen. Toolboxen kunnen aan eenieder binnen de organisatie gegeven worden, ongeacht de functie. Na het volgen van deze toolbox, weet jij als operationeel leidinggevende hoe je een effectieve toolbox kunt geven en kunt aanmaken in de Veilig voor elkaar-app.

• Te weinig ruimte (te veel mensen in een te kleine ruimte)
• Te laat beginnen
• Te weinig tijd
• Niet voldoende kennis over het onderwerp bij degene die de toolbox geeft
• Er wordt afgedwaald van het onderwerp
• De medewerkers tonen geen interesse
• De aandacht verslapt
• Er blijft weinig informatie hangen bij de deelnemers
• De deelnemers durven niet te vertellen wat ze echt over een onderwerp denken
• Er wordt geen respect getoond naar elkaars mening
• Eén iemand eist alle aandacht op en is continue aan het woord

Voorbereiden

• Weet wat er leeft onder de medewerkers over het onderwerp
• Bekijk van tevoren wat voor materiaal beschikbaar is voor het afhandelen van het onderwerp
• Lees de achtergrondinformatie die beschikbaar is
• Zorg dat je voldoende kennis hebt over het onderwerp
• Zorg voor een geschikte ruimte met voldoende frisse lucht en zit- of staanplaatsen
• Test ruim voor aanvang of de te gebruiken materialen (zoals een beamer) het doen
• Neem de tijd voor de toolbox
• Zorg dat iedereen weet dat er een toolbox gegeven wordt en weet waar en hoelaat het is

Vereenvoudigen:

• Beperk de toolbox tot één onderwerp
• Blijf bij het afgesproken onderwerp
• Geef duidelijk aan dat bepaalde vragen niet of in een andere toolbox aan de orde zullen komen, parkeer andere onderwerpen voor de volgende toolbox
• Stem de inhoud voortdurend af op het niveau van de deelnemers
• Pas je taalgebruik aan op de deelnemers

Verpersoonlijken:

• Ga steeds uit van de eigen werkzaamheden
• Zorg voor herkenbaarheid door het geven van voorbeelden uit de praktijk
• Laat foto’s zien van specifieke situaties
• Behandel stellingen, quizvragen of foto’s

Vertonen:

• Breng het onderwerp kundig en op een enthousiaste en luchtige manier
• Zorg voor afwisseling
• Geef de medewerkers een actieve rol, vraag actief om reacties en wijs mensen aan
• Reageer positief als mensen reageren, geef ze een compliment
• Vraag door om te achterhalen wat mensen echt denken of vinden
• Blijf in contact met de groep (let op lichaamstaal en laat mensen aan het woord)
• Ga in gesprek over het onderwerp, houd geen overhoring
• Zorg dat ook de stillere mensen aan het woord komen en parkeer negatievelingen

Voorschrijven:

• Maak aan het eind van de toolbox concrete afspraken
• Leg deze afspraken vast in een verslag of op een bord in de keet
• Kom de gemaakte afspraken na
• Bedank iedereen voor de aanwezigheid, reacties en inbreng

Maak een toolbox aan in de Veilig voor elkaar-app volgens de volgende stappen:

Door middel van onderstaande screenshots wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een toolbox in de Veilig voor elkaar-app geeft:

De belangrijkste tip voor het geven van een toolbox: heb plezier!

Om interactie uit te lokken kan ter ondersteuning onderstaand draaiboek worden gebruikt. Let op, de genoemde tijden zijn indicatief.

Stap 1: Opening en toelichting

Doel: neerzetten van een open en positieve sfeer. Zorgdragen dat mensen zich veilig voelen. Toelichten waarom voor het onderwerp gekozen is.

Hoe: ‘Welkom bij de toolbox. Het doel van de toolbox is om het samen over veiligheid te hebben. Deze keer hebben we het over [onderwerp], omdat [relatie met project / na aanleiding van een incident / aangedragen door jullie / anders]

Tijdsindicatie: 0.5 minuut

Stap 2: Toelichting vorm

Doel: Toelichten van de vorm en de mensen enthousiasmeren en stimuleren om input te leveren

Hoe: ‘We gaan het hebben over [onderwerp toolbox] en ik ben allereerst benieuwd hoe jullie over dit onderwerp denken, daarom heb ik een aantal [stellingen / quizvragen / foto’s]

Tijdsindicatie: 0.5 minuut

Stap 3: Interactie

Doel: In gesprek over het gekozen onderwerp, mensen in de praat-modus krijgen

Hoe: Leg de stellingen / quizvragen / foto’s voor aan de medewerkers. ‘Ik ben benieuwd [hoe jullie hierover denken / welk antwoord volgens jullie juist is / wat jullie hier opvalt]. Laat verschillende mensen aan het woord en laat ze hun antwoord uitleggen, oordeel hier zelf niet direct over. Laat andere reagere op deze reacties en let er op dat iedereen aan het woord komt

Tijdsindicatie: 5 minuten

Stap 4: Risico’s

Doel: Risico’s bespreken

Hoe: Laat werknemers 1 a 2 minuten nadenken wat voor risico’s er zijn bij het onderwerp van de toolbox. Bespreek dit vervolgens in de groep. Maak indien mogelijk gebruik van een whiteboard of flipover waarop deze risico’s worden opgeschreven. Indien er bepaalde risico’s nog niet benoemd zijn door de deelnemers, vul je deze aan. Gebruik de toolbox hiervoor als naslagwerk of controlemiddel

Tijdsindicatie: 4 minuten

Stap 5: Maatregelen

Doel: Maatregelen bespreken

Hoe: Laat werknemers 1 a 2 minuten nadenken wat ze kunnen doen om de gevaren weg te nemen, welke maatregelen kunnen ze zelf nemen. Bespreek dit vervolgens in de groep, let op: focus op wat iedereen zélf kan doen. Maak indien mogelijk gebruik van een whiteboard of flipover waarop de maatregelen worden opgeschreven. Indien er bepaalde maatregelen nog niet benoemd zijn door de deelnemers, vul je deze aan. Gebruik de toolbox hiervoor als naslagwerk of controlemiddel

Tijdsindicatie: 4 minuten

Stap 6: Afsluiting

Doel: Vaststellen gemaakte afspraken, controle leereffect, mensen wegsturen met een goed gevoel

Hoe: ‘Volgens mij hebben we een goed beeld van waar we rekening mee moeten houden. Zijn hier nog vragen over? Voor meer informatie kunnen jullie de toolbox nog eens opzoeken in de Veilig voor elkaar-app. Bedankt voor jullie aanwezigheid en jullie input! Als jullie een onderwerp hebben voor de volgende toolbox, hoor ik het graag. Dankjewel!’